GRP (Grupo de Resolución de Problemas)

Grupo de Resolución de Problemas

            En el artículo anterior, enumeramos y describimos los siete tipos de despilfarros que existen en la empresa. Pues bien, una vez determinado los despilfarros que existen en la empresa, lo que viene a continuación es tener una metodología clara y sencilla para resolverlos. Un punto muy importante es tener una clasificación de problemas a resolver, para de esta manera optimizar los recursos que tendremos que dedicar a ellos.

            Como muy bien define el principio 14 del sistema de producción Toyota, una empresa que quiere obtener la excelencia, debe aprender de ella misma a través de la reflexión incansable y la mejora continua. En mi opinión, empresa que sea capaz de identificar sus despilfarros y sepa eliminarlos es una empresa que va hacia la excelencia.

            En este artículo describiremos de forma sucinta la metodología para resolver problemas, es decir, eliminar aquellos despilfarros identificados en cualquier empresa.

            En primer lugar hay que establecer un grupo con un líder, dos animadores y una representación de los departamentos afectados por dicho problema. Pues no conozco un problema existente en una empresa que no requiera para la solución de al menos dos o todos los departamentos siguientes: calidad, mantenimiento, producción, ingeniería, logística, compras, etc.

Proponemos la siguiente metodología:

A.- PLANIFICACION

A1- Descripción

Cuando nos enfrentamos a un problema, todas las personas que estamos alrededor de la mesa no entendemos necesariamente lo mismo (pues las percepciones son diferentes, las nomenclaturas son diferentes, los conceptos,…).

Tenemos  que:

-        Basarnos en cifras, lo que implica medir y seguir un indicador. Todos los problemas no pueden tratarse al mismo tiempo. Tenemos que clasificarlos por orden de importancia para elegir el problema más importante que se debe tratar. Es recomendable el uso de los gráficos de Pareto.

-        Formulación del problema elegido y el objetivo a alcanzar. Expondremos claramente el problema para que todo el mundo lo comprenda, explicaremos por qué es un problema y fijaremos un objetivo (realista y alcanzable) acompañado de un plazo. Podemos usar la metodología del QQOQCCP (qué, quien, dónde, cuándo, como, cuánto y por qué).

A2- Analisis

-        Buscaremos las causas en grupo, antes de buscar soluciones, profundizando lo máximo para identificar las posibles causas (no pararemos en las apariencias). Las causas, a menudo, son múltiples, no tenemos que fiarnos de las soluciones únicas, formuladas por un « especialista ».

      Las herramientas recomendadas: 5 Porqué, Ishikawa.

-        Validaremos todas las causas que se hayan encontrado antes, pues no tienen la misma influencia en el problema. Debemos determinar aquellas que sean más frecuentes antes de elegir una.

      Las herramientas recomendadas: validación de las causas probables, tachado de las causas

A3- Determinación

Determinaremos las posibles soluciones. Normalmente hay varias soluciones por causa. En el grupo tenemos que elegir (matriz de decisión,…) antes de poner en marcha las acciones.

Detallaremos las acciones que se van a poner en marcha para alcanzar los objetivos.

Nombraremos, para cada acción, a los responsables de realización y fijaremos los plazos

La herramienta recomendada: plan de acción.

B.- ACCION

B1- Puesta en Marcha

Realizaremos lo que hemos planificado respetando los plazos. Apuntaremos las fechas de realización de las acciones.

La herramienta recomendada: plan de acción para el seguimiento

C.- CHEQUEO

C1.- Medida de la eficacia de las acciones.

Verificaremos que las acciones se han llevado a cabo conforme al plan de acción, y que las soluciones se aplican, efectivamente, sobre el terreno. Seguiremos la evolución del indicador al mismo tiempo que se llevan a cabo las acciones planificadas, identificaremos los errores.

Las herramientas recomendadas: tracking chart, tachado

D.- REACCION

Llegados a este punto, la primera preocupación que tenemos que tener es intentar que el resultado obtenido sea durable. Por lo tanto, tenemos que fijar las cosas, estandarizarlas y crear referencias.

D1- Modificación, estandarización

Definiremos las modificaciones definitivas, modificaremos los estándares integrando las modificaciones.

La herramienta recomendada: Estandarización

D2- Conclusión y exposición

Estableceremos las conclusiones de la resolución del problema y aplicaremos la/s solucion/es en casos parecidos. Así como expondremos el trabajo realizado para el conocimiento de toda la organización y la posibilidad de aplicación en otras áreas.

Las herramientas recomendadas: Exposición en tableros de información y check list nuevos procesos o productos

Un problema ejemplo:

Un accidente por caída a nivel de suelo.

PLANIFICACION:

Después de haber preguntado al accidentado y testigos, los hechos son los siguientes; sufrió una caída a nivel de suelo tras perder el equilibrio al pasar por un charco de aceite.

Se uso la herramienta de los 5 por qué, en el grupo compuesto por el responsable de producción, team leader, operario experimentado, operario accidentado, técnico de prevención, responsable de línea e invitado team leader de otra línea con el siguiente resultado:

1 ¿por qué sufrió una caída a nivel de suelo?......cayó a causa de una mancha de aceite.

2 ¿por qué había una mancha de aceite?..............A causa de derrame de la Máquina M-015.

3 ¿por qué derrama aceite la M-015?..................Existencia de tubo flexible roto.

4 ¿por qué está roto tubo flexible?......................Rotura por pieza metálica suelta

5 ¿por qué está suelta dicha pieza?......................Falta de apriete.

ACCION:

Acción.- Realización del apriete adecuado a dicha pieza.

Acción.- Sustitución del tubo flexible roto.

CHEQUEO:

Verificación del correcto apriete de la pieza mediante uso de torquimetro.

Verificación del correcto montaje de tubo flexible nuevo.

Verificación de ausencia de derrame de aceite en M-015.

REACCIÓN:

Revisión de pieza similar en todas las máquinas del mismo modelo que la M-015.

Realización de un mapeado de zonas de derrame en planta.

Realización de un plan de acciones anual para eliminar todos los puntos en el mapa de fugas de aceite.

Pintado de color gris claro el suelo de la planta para mayor facilidad de detección de fugas de aceite.