Los diez puntos Kaizen

Los diez puntos Kaizen

            El espíritu kaizen es, sin duda, una herramienta muy importante para implantar un sistema de mejora. Kaizen es una palabra japonesa compuesta por el término Kai que significa cambio y zen que significa bueno, por lo que el significado de la palabra kaizen viene a significar cambio bueno o cambio mejor. Es decir, kaizen se puede traducir por un cambio para mejor.

             Pienso que el disponer de un tablero con los puntos kaizen en las salas de reuniones, puede evitar muchas discusiones, pues los puntos kaizen como algo impersonal y el conocimiento de una herramienta de mejora muy efectiva puede jugar un papel de arbitro o moderador para no personalizar planteamientos.

            Otro punto importante es la de que el espíritu kaizen está enfocado para la mejora en el puesto de trabajo y por el operario. Y ello es así porque una persona que trabaja diariamente en un puesto dispone de mayor información para poder mejorarlo. Solo se necesita trabajar el pensamiento de estas personas para que sea el punto para que ellos piensen, actúen y mejoren el puesto con total autonomía, aunque bajo un sistema para que todo el mundo participe de los beneficios, críticas o mejora de dicha acción.

            Los diez puntos en los cuales se resume el espíritu o filosofía kaizen son los siguientes:

1.      Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas.

2.      En lugar de explicar lo que no se puede hacer, reflexionar sobre cómo hacerlo.

3.      Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora.

4.      No buscar la perfección, ganar el 60% desde ahora.

5.      Corregir un error inmediatamente, in situ.

6.      Encontrar las ideas en la dificultad.

7.      Buscar la causa real, respetar los 5 porqués y después buscar la solución.

8.      Tener en cuenta las ideas de diez personas en vez de la idea genial de una sola.

9.      Probar y después validar.

10.  La mejora es infinita.

1.      Abandonar las ideas fijas, rechazar el estado actual de las cosas. Aquí el término de rechazar lo debemos de entender como plantearse que se puede hacer las cosas de una manera diferente. No dar por hecho que solo hay una forma de hacer las cosas y es como se lleva haciendo hasta entonces. Es difícil romper con este hábito de hacer las cosas como hasta entonces, pero si no lo hacemos dejaría de existir la posibilidad de mejorar.

2.      En lugar de explicar lo que no se puede hacer, reflexionar sobre cómo hacerlo. Este punto tiene que ver con el anterior en cuanto a que todas las personas solemos ser reacio a nuevas formas de hacer las cosas, y es por ello por lo que ponemos tantas trabas para hacer las cosas de forma diferente. Y solo nos enfocamos sobre aquellos aspectos que suponen problemas para continuar. Pienso que es cuestión de seguridad en hacer las cosas como siempre la hacemos a la falta de seguridad o incertidumbre de realizar las cosas de una nueva forma.

3.      Realizar inmediatamente las buenas propuestas de mejora. El sentido de este punto es la de obtener éxito en las acciones a realizar para una mejora, puesto que si demoramos la realización de las acciones se nos olvida o la complicamos demasiado. Las acciones deben ser sencillas para de esta manera no tener que demorar su realización y así poder beneficiarse de la mejora.

4.      No buscar la perfección, ganar el 60% desde ahora. Cuando se busca la perfección se suele demorar tanto en el tiempo, que puede que cuando alcancemos la perfección ya no sea útil. Esto se puede ver muy fácil observando los cambios tan deprisa que sucede en el mundo actual. Es por ello que haga énfasis en acortar el tiempo del proceso de mejora consolidando pequeñas mejoras. Buscar la perfección ha resultado que muchas empresas  la oportunidad de realizar pequeñas mejoras con las que hubiesen impedido dejar de ser competitivos.

5.      Corregir los errores inmediatamente, in situ. Igual que las mejoras deben aplicarse en el momento, se debe de realizar lo mismo con los errores. Siempre es bueno crear un grupo para resolver problemas pues raro es el problema que no afecte a más de un departamento o puesto. Y se debe visitar el área donde ha ocurrido el problema para evitar intermediarios y opiniones subjetivas que lleven a no tener en cuenta todos las posibles causas del problema.

6.      Encontrar las ideas en la dificultad. Toda dificultad debe de ser considerada como una oportunidad de mejora, por lo que no hay que ocultar ni crear culpables. Este es el espíritu kaizen, enfrentarse a los problemas como un desafío y como un paso importante para mejorar día a día. Es por esto, la necesidad de implantar un sistema para la detección de todos los problemas.

7.      Buscar la causa real, respetar los 5 por qué y después buscar la solución. Cuando nos enfrentamos a un problema, normalmente asignamos la solución a una persona que no dispone de todos los datos y que con su mejor intención establece una acción para la respuesta al primer por qué ocurrió dicho problema. Existe una metodología de éxito probado que se denomina los “5 por qué”. Consiste en preguntar 5 veces porqué a la causa del problema.

8.      Tener en cuenta las ideas de diez personas en vez de la idea genial de una sola. Es un principio muy importante, porque encierra algo fundamental como el trabajo en equipo y también el despliegue de los conocimientos de aquellos expertos en la materia. Los expertos deben ponerse al servicio del equipo, para clarificar, explicar y motivar.

9.      Probar y después validar. En muchos equipos he presenciado discusiones en las cuales se ponían puntos de vistas distintos sobre soluciones a un problema determinado que era tan sencillo de resolver como ponerlo en práctica para conocer los resultados, pero que nunca se resolvió el problema porque nadie comprobó el resultado de dichas acciones por no ponerlas en prácticas. Este punto para mi es uno de los más importante.

10.  La mejora es infinita. La mejora es infinita porque cada vez existen nuevas circunstancias, medios, tecnologías, conocimientos, etc. También debe existir nuevos retos. Cuando pensamos que el proceso está mejorado, siempre puede llegar una persona con una idea para mejorarlo aun más. La base para mejorar los procesos es preguntarnos siempre si hay otra forma de hacerlo, y si existe la posibilidad de eliminar alguna operación. En definitiva cuestionarlo todo y nunca conformarse con el estado actual de las cosas (punto uno del kaizen).

            Como conclusión el espíritu kaizen debe empezar a practicarse por uno mismo y contagiar ese espíritu a los demás. Para ello es importante y fundamental crear un sistema de motivación para potenciar todo lo positivo de las personas. Pienso que el espíritu kaizen multiplica sus efectos cuando lo aplica toda una organización.